Was ein Einkaufsmanager bzw. Einkaufsleiter grob macht, kann sich sicherlich fast jeder vorstellen. Er leitet ein Team von Mitarbeitern und koordiniert einkaufsspezifische Dinge im Tagesgeschäft eines z.B. Industrieunternehmens. Doch im Detail sieht die Tätigkeitsfeldbeschreibung noch etwas verändert aus.

Beispielhaft lassen sich die Aufgaben eines Einkaufsleiters i.d.R. wie folgt definieren:

Der Einkaufsleiter führt die Einkaufsabteilung an und ist meistens auch direkt der Geschäftsführung unterstellt. Er überwacht die Teamaktivitäten und übernimmt übergeordnete Managementaufgaben im Einkauf. Dabei ist es auch signifikant, die Beziehungen zu Lieferanten zu erweitern und stetige relevante Marktkenntnisse zu besitzen.

Neben einer breiten Fachkenntnis und praktischen Berufserfahrung muss ein agiler Einkaufsleiter auch über einen guten theoretischen Wissensstand verfügen, welcher häufig durch eine kaufmännische Ausbildung beginnt und gefolgt von einem Hochschulstudium (i.d.R. BWL) abgerundet ist.

Die Hauptaufgaben im Einkaufsleiteralltag sehen häufig wie folgt aus:

• Er analysiert Einkaufsmärkte und beobachtet Marktbewegungen.
• Er pflegt die Bestandslieferantenbeziehungen und baut neue Lieferanten auf.
• Er wählt Lieferanten final aus und muss diese im Detail durchleuchten und bewerten.
• Er steuert das Einkaufsvertragswesen und überwacht alle dahingehend übergeordneten Prozesse.

Die primären Ziele des Einkaufsleiters sehen i.d.R. wie folgt aus:

• Er nutzt alle sinnvollen globalen Beschaffungsmöglichkeiten für den jeweiligen Einkauf.
• Er optimiert Vorgänge, Prozesse, Abläufe im Sinne der Unternehmung etc.
• Er leitet Teams und auch die einzelnen Mitarbeiter bestmöglich.
• Er stellt einen signifikanten Beitrag zum Unternehmenserfolg bei.

Primäre Einsatzgebiete innerhalb der Einkaufsabteilung von einem Einkaufsleiter sind:

• Die Materialwirtschaft
• Die bestmögliche Teamsteuerung und Teamleitung
• Die Personalführung
• Die Datenanalyse
• Die Projektleitung von Schlüsselprojekten
• Die primäre Lieferantenbetreuung außerhalb des operativen Einkaufsgeschäfts

Fachliche Mindestkompetenzen für einen Einkaufsleiter sind:

• Ausbildung in kaufmännischem Beruf
• Erfolgreich abgeschlossenes BWL-Studium oder Wirtschaftsstudium
• Sehr gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
• Verwaltungskenntnisse
• Personalführungserfahrungen
• Kenntnisse in der Marktwirtschaft
• Gutes Netzwerk von Lieferanten

Personenbezogene Mindestkompetenzen eines Einkaufsleiters sind:

• Hohe berufliche Belastbarkeit
• Ein gutes Organisationsvermögen
• Hohe Zuverlässigkeit
• Empathie und Gespür für Menschen
• Hohe Kommunikationsfähigkeit
• Soziales Bewusstsein als Ergänzung zum fachlichen Wissen
• Ein hohes Maß an unternehmerischem Denken

Eine typische Stellenbeschreibung für einen versierten Einkaufsleiter trägt i.d.R. die folgenden Angaben:

Ziel des Einkaufsleiters:

Leiten des Einkaufs und der Materialwirtschaft mit dem Ziel, die Wachstumschancen zu realisieren und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens am Markt auszubauen sowie durch Reduzierung der Materialkosten das Geschäftsergebnis zu verbessern.

Aufgaben des Einkaufsleiters:

• Leiten und Führen des Bereiches Einkaufs sowie Materialwirtschaft
• Steuerung des strategischen und operativen Einkaufs über das gesamte Einkaufsvolumen
• Entwicklung und Umsetzung von Einkaufs- und Lieferstrategien in Abstimmung mit der Geschäftsführung
• Verhandlung von langfristigen Rahmenverträgen mit lokalen und globalen Lieferanten
• Beschaffen und überwachen von externen Dienstleistungen
• Bedarfsgerechte Disposition und globale Beschaffung von Komponenten, Rohstoffen, Verbrauchsmaterialien, Dienstleistungskapazitäten unter Berücksichtigung betriebswirtschaftlicher, logistischer und qualitätsrelevanter Kriterien
• Pflege von Lieferantenbeziehungen und Durchführen von Lieferantenaudits, Analyse und Beobachtung des Einkaufsmarktes
• Mitwirken in Einkaufsarbeitsgemeinschaften
• Durchführung des Einkaufscontrolling: Statistiken, Preisanalysen, Kontrolle der Lieferzeiten, Überprüfung qualitativer Merkmale
• Identifikation von Einsparpotenzialen in allen unternehmensbezogenen Bereichen
• Identifizierung und Analyse neuer nationaler und internationaler Beschaffungsmärkte sowie Durchführung von Ausschreibungen, Preis- und Vertragsverhandlungen mit nachhaltiger Ertragssteigerung zur Optimierung der Einkaufskonditionen
• Kontinuierliche Weiterentwicklung und Dokumentation der Prozesse und Systeme im gesamten Einkauf
• Engagierte und fachlich enge Kooperation mit anderen hausinternen Fachabteilungen
• Vorbereitung und strategische Durchführung der Inventuren

Qualifikationen des Einkaufsleiters:

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft mit ausgeprägtem Geschäftssinn
• Mindestens 5-10 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position oder als Einkäufer im strategischen und operativen Einkauf
• Erfahrung in europäischer Projektleitung wünschenswert
• Fundierte Kenntnisse in der Beschaffung von technischen Produkten und Produktkomponenten in einem produzierenden Unternehmen
• Professioneller Umgang mit ERP-Systemen sowie MS-Office
• Verhandlungssichere Kenntnisse in Englisch in Wort und Schrift
• Überdurchschnittliches Engagement und sehr hohe Flexibilität
• Absolute Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Führungskompetenz und ausgeprägte Kommunikationsstärke
• Empathie, Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen
• Strukturierter, zielorientierter Arbeitsstil
• Bereitschaft zu Dienstreisen