In der Beschaffung passieren wiederholt Fehler, die oft mit einer unzureichenden Ist-Analyse zu Beginn des Prozesses beginnen. Jedoch gibt es zahlreiche andere Ursachen für Missgeschicke. Im Folgenden werden fünf typische Fehler enthüllt und Wege aufgezeigt, wie sie vermieden werden können.

Fehler 1: Vernachlässigung der Gesamtkosten (Total Cost of Ownership, TCO) bei der Kostenkalkulation

Oftmals übersehen Unternehmen, dass der Kaufpreis eines Produktes nicht die einzigen relevanten Kosten darstellt. Über die gesamte Lebens- und Nutzungsdauer entstehen zusätzliche, nicht zu unterschätzende Kosten. Eine TCO-Analyse hilft dabei, sämtliche durch den Kauf und die Nutzung entstehenden Kosten zu ermitteln. Dies umfasst nicht nur den reinen Kaufpreis, sondern auch Aufwendungen für Abholung, Anlieferung, Installation, Wartung, Reparaturen, Betriebsstoffe und Energieverbrauch. Obwohl eine TCO-Analyse aufwendig sein kann, zahlt sie sich letztendlich aus.

Fehler 2: Unkenntnis über das Marktniveau

Einige Unternehmen verzichten auf einen umfassenden Vergleich der Marktangebote, vermutlich, da dies Zeit kostet. Dennoch ist es lohnenswert, da qualitative Kriterien schwer in Geldbeträge umgerechnet werden können. Faktoren wie Termintreue, Flexibilität, Kulanzverhalten und geringe Fehlerquote sind entscheidend. Jedes Unternehmen sollte sich mindestens drei bis fünf Angebote für eine geplante Beschaffung einholen, um einen Überblick über das Marktniveau zu erhalten.

Fehler 3: Starres Festhalten an herkömmlichen Beschaffungsmethoden

Viele Unternehmen vertrauen ihren etablierten Lieferanten bedingungslos. Auch, wenn eine vertrauensvolle Zusammenarbeit positiv ist, sollten Unternehmen ihre Lieferanten regelmäßig hinterfragen und nach Alternativen suchen. Regelungen, Abläufe, Preise und Konditionen entsprechen möglicherweise nicht mehr dem aktuellen Marktniveau. Eine kritische Überprüfung einer möglicherweise vorherrschenden Single-Sourcing-Strategie ist ebenfalls ratsam. Ein engmaschiges Lieferantennetz und eine Second-Source-Strategie minimieren das Risiko bei Lieferausfällen.

Fehler 4: Mangelnde Selbstkontrolle

Ein weiterer Beschaffungsfehler ist, dass viele Unternehmen wichtige Kennzahlen nicht ermitteln, um Erfolge oder Misserfolge zu bewerten. Kennzahlen wie Einkaufskosten, Einkaufsvolumen pro Mitarbeiter, Kosten pro Bestellvorgang und Liefertermintreue dienen als wichtige Informationsbasis. Diese Key Performance Indicators (KPIs) sind nicht nur zur Dokumentation und Steuerung, sondern auch als Entscheidungsgrundlage, zur Aufdeckung von Entwicklungen und als Vergleichsbasis hilfreich.

Fehler 5: Schnelles Aufgeben

Viele kleine Unternehmen fühlen sich bei Verhandlungen mit großen Lieferanten eingeschüchtert und akzeptieren nachteilige Preise oder Konditionen. Dies muss nicht sein, da auch große Monopolisten an einer guten Geschäftsbeziehung interessiert sind. Eine Möglichkeit, die eigene Position gegenüber großen Lieferanten zu stärken, ist die Bildung neuer oder die Teilnahme an bestehenden Einkaufskooperationen. Durch die Bündelung der Nachfrage in einer Großbestellung können Unternehmen gemeinsam zu vorteilhafteren Konditionen einkaufen.

Fazit

Die genannten Beispiele sind nur repräsentativ für die vielen täglichen Fehler in der Beschaffung. Allen gemeinsam ist jedoch, dass sie vermieden werden können, indem die Prozesse im Einkauf kontinuierlich hinterfragt und optimiert werden.