Warum sind unnötige, überflüssige und grob schlechte Meetings so schlimm? Sie binden Zeit, die produktiv genutzt werden kann, ebenso bindet es die Verfügbarkeit von Besprechungsräumen, die besser genutzt werden könnten. Doch wie entlarvt man eigentlich gänzlich unnötige Meetings? Eine kleine Symptomliste für unnötige Meetings könnte wie folgt lauten:

Symptome für schlechte Besprechungen

• Wir fangen das Meeting sehr unpünktlich an, weil nicht alle Teilnehmer pünktlich sind. Wartezeiten stauen sich auf.
• Konstruktive Impulse werden nicht angenommen.
• Es herrscht eine Kultur der langen Monologe.
• Es werden nur Anweisungen erteilt und keine Dialoge geführt.
• Bereits bekannte Tatsachen werden wieder und wieder genannt, weil sie thematische Erfolge waren und schlechte Punkte überdecken sollen.
• Die Themenrelevanz ist für den Teilnehmerkreis völlig unpassend und unwichtig.
• Es gibt keine feste Besprechungsdauer und insofern wird auch die Arbeitszeit ignoriert, die in Summe verbraucht wird.
• Eine Agenda für das Gespräch existiert nicht und wurde nicht vorab an die Teilnehmer bei Einladung zum Meeting bekanntgegeben.
• Visualisierungen fehlen komplett und Inhalte kommen nicht auf den Punkt.
• Niemand scheint interessiert zu sein und es werden keine Notizen für Folgeschritte gemacht.
• Einige Teilnehmer drängen unangenehm, weil kurzfristige Folgetermine zwischengedrängt und nicht kommuniziert wurden.
• Ein Gesprächsprotokoll wird weder erstellt, noch im Nachgang zum Meeting an alle Teilnehmer verteilt.

Doch was soll diese „no-go-Liste“ nun bringen? Zum Einrahmen und an die Wand hängen ist sie ungeeignet, das ist sicher korrekt. Aber sie zeigt allen internen Kollegen auf, was die hausinternen Spielregeln für wertvolle Meetings sind und was eigentlich die Erwartungen an alle Teilnehmer sind: Ehrlich, offen, transparent, gleich gewichtet und konsequent.

Zeit ist kostbar und sollte bemüht geachtet und sinnvoll eingesetzt werden. Viel Erfolg bei den zukünftigen Besprechungen und vielen Dank für das Lesen dieser beispielhaften Symptomliste.