Einkaufsprojekte strukturieren, steuern und nachhalten


Mittlere bis sehr komplexe Projekte zu organisieren, zu steuern und auch in allen Belangen nachzuhalten, gehört in vielen Einkaufstätigkeiten zum erprobten und bekannten Berufsalltag. Damit man als versierter Einkäufer nicht den Überblick verliert, sollte man sich einen Projektplan bzw. eine Art Projektcheckliste erstellen, die immer wieder bei diversen Projekten abgearbeitet werden kann.

Beispielhaft könnte diese Checkliste wie folgt aussehen:

Checkliste für Einkaufsprojekte und Einkaufsprojektberichte

  1. Was ist der Zweck und das Ziel des Projektes?
  2. Was sind die Anforderungen der Zielgruppe (Priorisieren)?
  3. Was ist die aktuelle Ausgangssituation (Ist-Zustand)?
  4. Welche Lösungen können und werden wir umsetzen?
  5. Welche Lösungen wurden dahingehend bereits umgesetzt?
  6. Unterstützt das Projekt die strategischen Gesamtziele des Unternehmens? Falls ja, wie?
  7. Welche Kostenplanung besteht und wurde diese genehmigt? Falls ja, von welchen Unterzeichnern?
  8. Gibt es eine konkrete ROI-Berechnung bzw. eine Art Erlösplanung
  9. Welche Chancen und Risiken sehen wir für dieses Projekt?
  10. Haben wir alle sicherheitsrelevanten Projektbestandteile gründlich überdacht (Unternehmensregeln, Gesetze usw.)?
  11. Sind alle Hauptprojektphasen in Teilschritte eingeteilt und wurden diese entsprechend kommuniziert (Phasen: Konzept und Planung / Umsetzungsphase / Inbetriebnahmephase)?
  12. Wer wird nach Fertigstellung des Projekts im Marketing informiert (Stichwort: Öffentlichkeitsarbeit, interne und externe Imagepflege)?
  13. Welche besonderen Projektanmerkungen gibt es?
  14. Welche zu dokumentierenden Dateianhänge gibt es und wurden diese auf dem Projektlaufwerk im Projektordner strukturiert abgelegt?
  15. Wurde die allgemeine Information über die Standarddokumente gesteuert (Projektauftrag, Projektstrukturplan, Statusberichte, Protokolle, allgemeine Aktennotizen usw.)?

Fazit und Schlussanmerkung:
Beachtet man diese beispielhaften „kritischen Rückfragen in einem Projekt“, so ist eine hohe Chance vorhanden, dass ein Projekt auch ideal und reibungslos ablaufen kann.