Ein Ersatzteil aus einem Webshop, ein Messgerät von einem Spezialanbieter, ein Fachbuch direkt beim Verlag: Für jeden dieser Käufe wird oft ein neuer Lieferant angelegt. Der Kauf ist nach wenigen Tagen erledigt. Der Stammsatz bleibt über Jahre im System. So wächst der Kreditorenstamm schneller als das Einkaufsvolumen, und kaum jemand bemerkt es.

Was eine Neuanlage auslöst

Ein sauberes Lieferanten-Onboarding ist mehr als ein Datensatz. Jemand erfasst Anschrift, Bankverbindung und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die Bankdaten sollten verifiziert werden, weil gefälschte Zahlungsdaten ein verbreiteter Betrugsweg sind. Je nach Unternehmen kommen Sanktionslistenprüfung, Freigabe durch Einkauf und Buchhaltung und die Einordnung in die Risikoanalyse nach dem Lieferkettengesetz hinzu. Für einen Kauf, der vielleicht 40 Euro kostet, läuft derselbe Ablauf wie für einen strategischen Lieferanten.

Aus meiner Zeit im Einkaufscontrolling kenne ich die Größenordnung: Eine einzelne Bestellung verursacht intern schnell 80 bis 150 Euro Prozesskosten. Muss dafür erst ein Lieferant angelegt werden, liegt sie eher am oberen Ende.

Warum der Stamm trotzdem wächst

Einmalbedarfe passen in kein Katalogsystem. Sie entstehen in der Instandhaltung, im Labor, in der Konstruktion, und sie sind oft dringend. Der schnellste Weg ist der Shop, in dem der Artikel gerade verfügbar ist. Also wird der Shop angelegt. Beim nächsten Einmalbedarf ist es ein anderer Shop. Nach einigen Jahren stehen Hunderte Kreditoren im System, von denen viele nur eine einzige Rechnung gestellt haben.

Die Folgen sind leise, aber teuer

• Dubletten: Derselbe Händler steht unter zwei Schreibweisen im Stamm, Gutschriften und Zahlungen laufen auseinander.
• Veraltete Bankdaten: Niemand pflegt Lieferanten, die seit Jahren nicht mehr genutzt werden. Bei einer erneuten Bestellung fällt das erst bei der Zahlung auf.
• Zerfaserte Auswertungen: Das Ausgabenvolumen verteilt sich auf viele Kleinstlieferanten. Bündelungspotenzial bleibt unsichtbar.
• Prüfaufwand: Jede Prüfung des Lieferantenstamms, ob intern, durch die Revision oder im Rahmen des Lieferkettengesetzes, wird mit jedem Kreditor größer.

Drei Stellschrauben

1. Neuanlagen regeln. Legen Sie fest, wer Lieferanten anlegen darf und ab wann eine Neuanlage gerechtfertigt ist, zum Beispiel erst bei erwartbar wiederkehrendem Bedarf. Für alles darunter braucht es einen anderen Weg.
2. Einmalbedarfe kanalisieren. Statt für jeden Kauf einen neuen Kreditor anzulegen, laufen Einmalbedarfe über wenige feste Bezugswege: einen Großhändler mit breitem Sortiment, einen Katalog auf einer Beschaffungsplattform oder einen Einkaufsdienstleister, der beliebige Shops bedient und selbst als einziger Lieferant auftritt (das sogenannte 1-Kreditor-Modell). Diesen letzten Weg verfolgen wir mit facura.
3. Regelmäßig bereinigen. Sperren Sie Kreditoren ohne Bewegung in den letzten 24 Monaten und prüfen Sie den Stamm einmal im Jahr auf Dubletten. Der Aufwand ist überschaubar und spart Ärger bei der nächsten Prüfung.

Eine Kennzahl, die viel verrät

Wer wissen will, wie groß das Thema im eigenen Haus ist, braucht keine aufwendige Analyse. Es reicht der Anteil der Kreditoren, die im letzten Jahr nur eine einzige Rechnung gestellt haben. Ist dieser Anteil hoch, liegt das Problem nicht bei einzelnen Bestellern, sondern im Prozess für Einmalbedarfe. Dort lohnt sich der Hebel am meisten.

Gastautor: Lucas Götz ist Co-Founder der facura GmbH in Karlsruhe, die für Industrieunternehmen Einmalbedarfe beschafft. Vorher war er in Einkaufsleitung und Einkaufscontrolling tätig.