Ein gelungenes Beispiel für ein erfolgreiches Onboarding stammt aus der Praxis und bezieht sich auf die Neugestaltung der hauseigenen Onboarding-Prozesse durch Auszubildende in einem Unternehmen. Vorher benötigte ein neuer Mitarbeiter oft mehrere Tage, um produktiv zu arbeiten, da er Zeit damit verbrachte, sich zu orientieren und die notwendigen Arbeitsmittel und Genehmigungen zu besorgen. Am ersten Arbeitstag wusste beispielsweise niemand am Empfang, wo sich der Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters befand.

Die Lösung der Auszubildenden organisierte alles praktisch per Mausklick. Ein paar Tage vor dem Start erhielt der/die Neue eine Willkommensbox mit wichtigen Informationen, einem Einarbeitungsplan und einem kleinen Willkommensgeschenk. Elektronisch wurde er/sie mit Bild und Informationen zur Person allen zuständigen und involvierten Personen vorgestellt. Der/die Neue konnte sich auch in einem Video vorstellen, wenn gewünscht. Am ersten Arbeitstag wurde er/sie namentlich auf einem Display im Gebäude willkommen geheißen.

Die notwendigen digitalen Arbeitsmittel wie E-Mail-Account, Benutzername, Passwort für alle wichtigen IT-Anwendungen und Softwarelizenzen wurden vorbereitet. Ein A-bis-Z-Handbuch für den perfekten Start lag bereit. An das nötige Equipment wie Computer, Telefon, Rollcontainer, Mitarbeiterausweis, Visitenkarten und Posteingangsschild wurde gedacht. Eine kleine Willkommenszeremonie war geplant, um die soziale Integration zu beschleunigen. Ein Mentor stand als Begleiter bereit.

Ein ähnliches Vorgehen wurde für IT-Freelancer mit befristeten Dienstleistungsverträgen eingeführt. Sie verbrachten bisher oft den ganzen ersten Vormittag damit, sich zurechtzufinden. Außerdem hatten sie Zugang zur EDV und somit auch zu hochbrisanten Daten, ohne im Vorfeld die notwendigen Verschwiegenheitserklärungen unterschrieben zu haben. Ein umfassendes Freelancer-Onboarding-Kit regelt nun alles reibungslos.

Um etablierten Unternehmen auf dem Weg in die Zukunft zu unterstützen, gibt es ein neues Berufsbild: den internen Touchpoint Manager. Diese Person dient als Bindeglied zwischen der Organisation, den Mitarbeitenden und dem Führungskreis und ist für unternehmenskulturnahe Themen und das Wohlergehen der Mitarbeiter verantwortlich. Sie sorgt für eine gute Willkommenskultur und kümmert sich um abteilungsübergreifende Themen wie Büroorganisation, Mitarbeiterevents, Sozialprojekte, Sportangebote, Gesundheitsprogramme, Mitarbeiterbefragungen, Prävention von Mitarbeiterfluktuation, Mitarbeitersuche und -auswahl, Onboarding- und Offboarding-Begleitung, Exit-Interviews, Ehemaligen-Betreuung, Arbeitgeberbewertungsportale, Kummerkasten, Mediation und innerbetriebliches Ideenmanagement. Die Ausbildung zum zertifizierten internen Touchpoint Manager richtet sich an ambitionierte Beschäftigte aus den Bereichen Mitarbeiterführung und HR, die im Kontext unserer neuen Arbeitswelt und mithilfe dieser Zusatzqualifikation die Unternehmenskultur ihrer Arbeitgeber aktiv mitgestalten und verbessern möchten.

Der interne Touchpoint Manager fungiert als wichtige Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen und Ebenen innerhalb des Unternehmens. Dabei geht es insbesondere darum, den Mitarbeitenden ein positives Arbeitsumfeld zu bieten und eine Kultur des Wohlbefindens und der Zusammenarbeit zu fördern. Durch gezielte Maßnahmen können hierbei auch die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen gestärkt und somit auch die Fluktuationsrate reduziert werden.

Zu den Aufgaben des internen Touchpoint Managers gehört es, Mitarbeitenden bei der Integration in das Unternehmen zu unterstützen, aber auch deren Feedback und Ideen aufzunehmen und zu implementieren. Dabei ist es wichtig, die individuellen Bedürfnisse und Anliegen der Mitarbeiter im Auge zu behalten und auf diese einzugehen. Auch die Organisation von Mitarbeiter-Events und die Förderung der Gesundheit und des Wohlbefindens der Mitarbeitenden können zu den Aufgaben gehören.

Um eine solche Position ausüben zu können, sollten Interessierte über fundierte Kenntnisse in den Bereichen Mitarbeiterführung, HR-Management und Unternehmenskultur verfügen. Eine entsprechende Ausbildung kann hierbei helfen, das notwendige Wissen und die praktischen Fähigkeiten zu erwerben.