Wie durchleuchtet man die umfangreiche Kostenstruktur im hauseigenen Logistik- und Frachtkostenbereich?

Dazu empfehlt es sich, ausgehend von der Kreditorenbuchhaltung eine zentrale Excel-Tabelle aufzubauen, in der sämtliche Fracht- und Logistikrechnungen aller Dienstleister nach Zeiträumen erfasst werden. Diese sollte folgende Spalten aufweisen:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Frachtdatum/Leistungsdatum
• Dienstleister/Spedition
• Art der Leistung, z.B.
  • Ausgangsfracht
  • Eingangsfracht
  • Retouren
  • Sonderfahrt
  • Lagerhaltung
  • Einfuhr
  • Werksverkehr
  • KEP (Kurier-Express-Paketdienst)
• Geschäftsbereich/Kostenstelle/Werk
• Interne Belegnummer (z.B. Lieferschein)
• Start-Firma, Start-PLZ, Start-Ort
• Ziel-Firma, Ziel-PLZ, Ziel-Ort
• Palettenanzahl
• Frachtgewicht in kg
• Einfache Strecke in km
• Kosten unterteilt nach:
  • Frachtkosten
  • Bearbeitungsgebühren
  • Maut
  • Kraftstoffzuschlag
  • Lagerkosten
  • Expresszuschlag
  • Zoll
  • Einfuhrumsatzsteuer
  • Finanzierungskosten
  • Weitere Zuschläge

Resultierend aus den eingegebenen Daten könnte man per Excel-Formeln folgende richtungsweisenden und vergleichbaren Summen berechnen:

• Gesamtkosten der Fracht
• Frachtkosten pro Palette
• Frachtkosten pro t
• Frachtkosten pro 100 km
• Frachtkosten pro Palette pro 100 km
• Frachtkosten pro t pro 100 km

Die Herausforderung ist, diese umfassenden Daten in den Rechnungen der Dienstleister ausgewiesen zu erhalten. Nach Möglichkeit sollte die Einhaltung einer Vorgabe mit dem Dienstleister vereinbart werden.

Ist eine solche Tabelle nach mehreren Monaten konsequent mit sämtlichen Daten bestückt worden, so ist man in der Lage, nach Zeiträumen umfangreiche Statistiken zu erstellen. Dazu hilft die Excel-Funktion „Autofilter“, ggf. in Kombination mehrerer Felder. Sinnvoll könnten hier z.B. sein:

• Vergleich der Preise unterschiedler Dienstleister bei der gleichen Tour
• Vergleich der Preise des gleichen Dienstleisters bei gleicher Tour und unterschiedlicher Palettenanzahl

Um einen Gesamtüberblick etwa über die Jahreskosten einzelner Dienstleister zu erhalten, empfiehlt sich der Einsatz von Pivot-Tabellen in Excel. Hier werden auf Basis Zeitraum und einem Filterkriterium wie z.B. Leistungsart Gesamtsummen ermittelt und vergleichbar gemacht. Denkbare und in diesem Kontext aussagekräftige Statistiken wären z.B.:

• Gesamtkosten je Dienstleister je Zeitraum
• Frachtkosten je Dienstleister je Zeitraum
• Durchschnitt je Dienstleister
  • Ø Frachtkosten pro Palette
  • Ø Frachtkosten pro t
  • Ø Frachtkosten pro 100 km
  • Ø Frachtkosten pro Palette pro 100 km
  • Ø Frachtkosten pro t pro 100 km
• Frachtkosten je Geschäftsbereich/Kostenstelle/Werk
• Gesamtkosten je Leistungsart
• Kosten je Kostenart (z.B. Express, Zoll)

Mit dieser Basis erhalten Sie eine vollständige Übersicht der Logistik- und Transportkosten und können diese gezielt am Markt vergleichen und dafür sorgen, dass die Kosten marktgerecht sind. Gerade in diesem Geschäftsfeld lassen sich viele Einsparungen erzielen.

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