Abteilungsselbstverständnis definieren und allseitig profitieren


Ein Abteilungsselbstverständnis, was soll das denn sein und wofür braucht man so etwas? Es ist doch alles grundsätzlich selbstverständlich und der klare Menschenverstand weiß doch, was getan werden muss, was gelassen werden sollte und für welche Ziele eine Abteilung einsteht!?

Doch weit gefehlt, gerade in großen Unternehmen ist es nicht immer im Detail transparent, für was eine Abteilung einsteht, woran sie sich messen lässt und welche komplexen Aufgaben die Abteilung leisten muss, um am Unternehmenserfolg signifikant beitragen zu können.

Nehmen wir als Beispiel das Aufgabenspektrum einer Abteilung „Einkauf & Logistik“. In vielen Fällen werden Mitarbeiter aus angegliederten Abteilungen nicht wissen, wie vielfältig die Aufgaben des Tagesgeschäfts sind und was in Gänze vom Team geleistet werden muss. Die Folge daraus sind Fehleinschätzungen, falsche Gewichtungen und im schlechtesten Falle auch eine mindere Wertschätzung zur gefühlten Abteilungsleistung.

Man könnte etwa denken, die Abteilung Einkauf & Logistik ist doch inhaltlich sehr simpel, ein Teil der Kolleginnen und Kollegen bestellt, der andere Teil nimmt Waren an und gibt diese an die anderen Abteilungen weiter. Das klingt doch leicht! Leider eine komplette Fehleinschätzung der Aufgabenstruktur, denn die Fokussierungen der nötigen Betrachtungen sind deutlich komplexer.

Beispielhaft soll dies an folgender Abteilungs- und Aufgabenbeschreibung sowie, charmanter formuliert, an folgendem Abteilungsselbstverständnis dargestellt werden:

Die Abteilung Einkauf & Logistik beschäftigt sich mit der Verwaltung, als auch der zeitlichen, mengenmäßigen und qualitativen Planung und Steuerung von Materialeinsätzen/ Materialbewegungen im gesamten Unternehmen.

Kurz formuliert, ist es unser Kernziel, dafür zu sorgen, dass sich die richtige Ware, zur richtigen Zeit, in der korrekten Menge, in hoher und angemessener Qualität am richtigen Ort befindet.

Hierbei leistet das gesamte Team eine sehr wichtige Aufgabe, denn die gezielte Koordination vom sog. Warenfluss zwischen Lieferanten, Lagerorten, den Abteilungen und auch Einzelempfängern ist häufig eine komplexe Herausforderung im Tagesgeschäft.

 Das Team der Abteilung „Einkauf & Logistik“ versteht sich als agiles, motiviertes und leistungsbereites Service-Team für das gesamte Unternehmen.

Fazit:
Eine solches z.B. im Intranet platziertes und ggf. im Einkauf ausgehängtes Selbstverständis trägt dafür Sorge, dass alle Teammitglieder wissen, woran man sich messen lässt. Diesen Kenntnisstand haben somit auch angegliederte Abteilungen im Unternehmen. Dies kann allseitig zu einem besseren Verständnis führen und sorgt für gegenseitigen angemessenen Umgang, was lobenswert und sinnvoll ist.

Beispielhaft wurde hier die Abteilung Einkauf & Logistik genannt, natürlich kann ein solches Abteilungsselbstverständnis auch auf alle anderen Abteilungen übertragen und für die jeweilige Aufgaben entsprechend ausformuliert werden. Ein kleiner Aufwand, der eine große Wirkung erzielen kann!