Der Geschäftsbrief gehört zu den häufigsten und wichtigsten Dokumenten. Ein Geschäftspapier nach der DIN 5008 zu verwenden, ist für den Arbeitsalltag von besonderer Bedeutung. Es schafft bei den Kunden Vertrauen und vermittelt einen souveränen Eindruck. Dabei handelt es sich jedoch um kein Gesetz, sondern lediglich um eine Empfehlung. Den Geschäftsbrief zu standardisieren, ist besonders sinnvoll, da Normen die Kompatibilität vereinheitlichen und gewährleisten. Die Empfehlungen der DIN 5008 legen ebenso den typografisch korrekten Gebrauch fest, um den Brief zweckmäßig und übersichtlich zu gestalten. Zu der Gestaltung gehören unter anderem die Seitenränder, die Abstände und die Platzierung der Inhalte.

Um einen Geschäftsbrief nach der DIN 5008 zu verfassen, sind einige Schreib- und Gestaltungsregeln der Textverarbeitung zu beachten.

1. Die richtigen Maße

Bei der Erstellung eines Geschäftsbriefes sind einige wichtige Maße zu beachten, um einen formkorrekten Geschäftsbrief zu verfassen. Die Maße sind in der unteren Abbildung dargestellt.

2. Der Briefkopf

Im Briefkopf wird in der Regel oben rechts das Logo angelegt. Bei dem Logo kann jedoch auch kreativ zwischen links und mittig variiert werden. Des Weiteren ist im Briefkopf Platz für einen Slogan oder ähnlichem.

3. Die Rücksendeangabe

Im oberen linken Bereich sollte in einer Schriftgröße zwischen 6 bis 8 pt die Postanschrift des Absenders platziert werden. Die Absenderanschrift sollte mit Komma getrennt werden und fortlaufend geschrieben sein.

4. Anschriftenfeld

Das Anschriftenfeld unterteilt sich in zwei Bereiche: Zusatz- und Vermerkzone sowie die Anschriftenzone. Die Vermerkzone dient besonderen postalischen Informationen wie zum Beispiel „Eilzustellung“ oder „Einschreiben“.

5. Informationsblock

Der rechte Bereich des Geschäftspapieres dient als Informationsblock. Darin können Namen, Ihr / Unser Zeichen, Kommunikationsmöglichkeiten (Telefon, Telefax, E-Mail etc.) und Datum dargestellt werden.

6. Text / Anschreiben

In der Mitte des Papiers befindet sich das eigentliche Anliegen, der Text mit Betreffzeile und Abschlussformel.

7. Geschäftsangaben

Geschäftsangaben gehören in den Fuß des Geschäftspapiers. Bei Kapitalgesellschaften gehören ebenso die Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, Registergericht, Handelsregisternummer sowie die Namen aller GeschäftsführerInnen. Da viele Geschäftspapiere zur Rechnungsstellung genutzt werden, sind die Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben.

8. Falz- und Lochmarken

Falz- und Lochmarken dienen der Anzeige wo der Brief gefaltet und / oder gelocht wird. Die Position der Falzmarke liegt bei 105 mm und 210 mm von der oberen Papierkante. Dies garantiert, dass das Anschriftenfeld im Fenster des Briefumschlages erscheint. Die Lochmarke befindet sich mittig und liegt bei 148,5 mm.

9. Die korrekte Ziffernaufteilung

Die Ziffern bei einer Telefonnummer werden ohne Klammern angegeben und lediglich die Vorwahl wird mit einem Leerzeichen von der Rufnummer getrennt. Durchwahlen werden von der Rufnummer mit einem Mittelstrich getrennt. Bei den Kontodaten müssen seit dem 01.02.2016 lediglich die IBAN und die BIC angegeben werden.

10. Der perfekte Druck

Ein wiederbeschreibbares Papier ist für einen Geschäftsbrief besonders geeignet. Für den perfekten Druck empfiehlt sich hier eine Grammatur von 80 bis 90 g/m².

Gastautor: Jörg Hammermeister