Oh wie schön ist es, eine wichtige Einsparung und Prozessoptimierung in Kooperation mit einem Lieferantenpartner zu erzielen. Doch leider ist es auch nicht immer ganz zu vermeiden, dass hierbei gewisse Feinheiten der beidseitigen Übereinkunft nicht vereinbarungsgemäß umgesetzt werden.

Dies muss nicht immer ein böser Wille einer Vertragsseite sein, sondern ist auf folgende Faktoren zurückzuführen:

1. Der umfangreiche Alltag lässt gewisse Feinheiten einer Verhandlung vergessen.
2. Es wurde kein Gesprächsprotokoll der Verhandlung erstellt, in dem die wichtigsten Grundlagen des Dialogs festgehalten wurden.
3. Das Gesprächsprotokoll wurde intern nicht an alle wichtigen, betroffenen Kolleginnen und Kollegen verteilt.
4. Das Gesprächsprotokoll wurde nicht noch einmal im Detail mit dem externen Vertragspartner ausgetauscht und abgestimmt; somit ggf. Interpretationsprobleme von Einzelpunkten.
5. Zeitschienen und Terminvereinbarungen für Umsetzungen wurden nicht detailliert fixiert und abgestimmt.
6. Rahmenbedingungen müssen für allen Seiten klar sein: Zahlen, Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen, Rahmenvereinbarungen etc. – In Kurzform: Klare Fixierung von Zahlen, Daten und Fakten.
7. Stellen Sie sicher, ob angegliederte Abteilungen (Produktion etc.) noch wichtige Anmerkungen zur Umsetzung der neuen Lieferantenvereinbarung haben.
8. Stellen Sie abschließend sicher, dass nach dem Ablauf der allseitig vereinbarten Zeitschiene alle Punkte auch wirklich umgesetzt worden sind.

Erst nach diesem Abgleich und der o.g. detaillierten Gegenkontrolle ist sichergestellt, dass wesentliche Preiseinsparungen und Prozessoptimierungen auch real eingeholt bzw. durch den Einkauf erwirtschaftet worden sind.