Natürlich benötigt man im beruflichen Alltag etwas Flexibilität, auch bei Lieferanten und bei Speditionen, die unser Unternehmen mit Waren beliefern möchten. Doch hat diese flexible Anlieferzeit auch in einem gewissen Rahmen zu erfolgen, denn ansonsten ist es kaum möglich, Arbeitsschichten zu planen und eine durchgehende eigene Versorgungssicherheit zu gewährleisten.

Schnell haben manche Speditionsunternehmen oder auch einzelne Fahrer unser Unternehmen immer auf der letzten Belieferungspriorität, weil man natürlich lernt, wo man auch verspätet am Tag noch anliefern kann, während andere Anlieferstellen und Firmen durchaus strenger vorgehen und Ware nach einer gewissen Zeit gar nicht mehr am gleichen Werktag annehmen würden.

Insofern bietet es sich an, als Abteilung Einkauf und Logistik klare Warenannahmezeiten und Warenannahmeregelungen aufzustellen. Selbstverständlich müssen diese auch kommuniziert werden und den Lieferantenpartnern insofern bekannt sein. Beispielhaft könnte eine Lieferanteninformation für klare Warenannahmezeiten wie folgt als Serienschreiben aufgesetzt werden (Text in Deutsch und Englisch u.g.).

Ebenso empfiehlt es sich, dieses Schreiben in einem stabilen Rahmen auch nochmal klar in der Warenannahmezone auszuhängen, damit sich alle anliefernden Unternehmen und die zugehörigen Fahrer an diese Regelung gewöhnen können. Eine manchmal unvermeidliche Diskussion mit sehr späten Anlieferfahrern ist hierdurch auch spürbar leichter, wenn solche Informationen klar, offen und transparent ausgehängt sind. Man vermutet dann allseitig keine Willkür mehr, sondern einen fixen Standard für jedes Mitglied in der ausführenden Leistungskette.

Beispieltext in Deutsch:

Information an alle Lieferanten und Speditionen

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir haben feste Warenannahmezeiten, die auch auf den Bestellungen an unsere Lieferanten genannt werden. Diese Warenannahmezeiten lt.:

 Mo-Do.: 07:30 – 15:00 Uhr, und am Fr.: 07:30 – 14:00 Uhr.

Wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir außerhalb dieser Warenannahmezeiten keine Waren mehr annehmen können.

Die Rezeption wurde von uns angewiesen, diese Regelung einzuhalten, damit wir einen effizienten und sicheren internen Ablauf gewährleisten können. Wir weisen darauf hin, dass bei Anlieferungen außerhalb der o.g. Warenannahmezeiten zukünftig die Annahme verweigert wird. Es kann dann eine nachträgliche Zustellung innerhalb des o.g. Zeitfensters erfolgen.

Ausnahmen werden nur dann gemacht, wenn diese vorab mit der Abteilung Einkauf & Logistik besprochen wurden und eine hohe interne Dringlichkeit haben.

Mit freundlichen Grüßen

Beispieltext in Englisch:

Notice to all suppliers and logistic partners

Dear Sir or Madam,

we have fixed times for the receipt of any goods which are also noticed on every order to our suppliers. Those are:

Mon – Tue: 07:30 AM – 3:00 PM, Fri: 07:30 AM – 2:00 PM

We kindly ask for your understanding that from now on we will not be able to receipt any delivery outside of these periods.

Our reception has been instructed to strictly follow this regulation so we can ensure an efficient and secure process. Please notice that acceptance of any deliveries outside of the above periods will be declined. In this case a later delivery inside of the above periods has to be coordinated.

There can be only exceptions if a delivery is clarified with Department of Procurement & Logistics in advance, and if there is high urgency.

Sincerely